L'instruction générale relative à l'organisation du service du vaguemestre à bord des bâtiments de la marine nationale du 08 décembre 1997

Nous vous présentons ci-dessous l'intégralité de l'instruction générale relative à l'organisation du service du vaguemestre à bord des bâtiments de la marine nationale en date du 08 décembre 1997.

Venant en remplacement de l'instruction n° 350/EMM/PL/ORG du 15 octobre 1974 relative à l'organisation du service du vaguemestre dans les unités de la marine, cette instruction n'est actuellement plus en vigueur.

Suite à la création du service postal à l'international pour la défense (SPID), elle a été remplacée par l'instruction du 25 juillet 2014 relative aux règles d'acheminement du courrier dans les relations avec les bâtiments de la marine nationale.

INSTRUCTION GÉNÉRALE N° 517/DEF/EMM/PL/ORA relative à l'organisation du service du vaguemestre à bord des bâtiments de la marine nationale du 8 décembre 1997

La présente instruction a pour objet de définir les dispositions relatives au service des vaguemestres des bâtiments de la marine nationale.

1. DÉFINITION.

A bord des bâtiments démunis d'agence postale, le vaguemestre est la personne habilitée à procéder aux différentes opérations postales, officielles et privées, entre le bâtiment et les bureaux de la poste navale.

2. NOMINATION DU VAGUEMESTRE. COMMISSION.

2.1. Nomination.

Choisi parmi les officiers mariniers ou les quartiers-maîtres de bonne conduite, possédant un niveau de culture suffisant et majeurs civilement, le vaguemestre est nommé par le commandant.

2.2. Subordination.

Le vaguemestre est placé sous la direction et la surveillance générale du commandant adjoint équipage.

2.3. Commission.

Le vaguemestre est muni d'une commission (cf. annexe), conforme à la réglementation sur le service de La Poste et établie en deux « expéditions » :

• une pour lui, dont il doit toujours être porteur dans l'exercice de ses fonctions ;
• la deuxième pour le bureau de poste auprès duquel il est accrédité.

Cette commission n'est valable que pour le bureau de poste, navale ou civile, où elle est déposée.

Toutefois, lors d'escales dans des ports métropolitains, la commission peut être simplement produite au receveur ou à son délégué, à charge pour celui-ci de prendre note de sa teneur et de la date de présentation.

En cas d'absence ou d'empêchement momentané, le vaguemestre est remplacé par un officier marinier ou un quartier-maître pourvu d'une autorisation particulière.

3. DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS.

3.1. Mouvements d'objets de correspondance.

Le vaguemestre est le seul à pouvoir retirer du bureau de poste les objets de correspondance de toute nature destinés au bâtiment.

Il doit assurer dans les moindres délais toutes les opérations postales à effectuer pour le compte du personnel du bâtiment, embarqué ou passager, sans pouvoir prétendre à une quelconque rétribution de la part des destinataires ou des expéditeurs.

Lorsque le courrier doit parvenir aux escales en sacs directs ou dépêches, le vaguemestre est chargé d'en prendre livraison auprès de l'autorité transitaire ⁽²⁾

3.2. Secret.

Le vaguemestre est tenu d'observer le secret de la correspondance. En aucun cas, il ne peut prendre connaissance du contenu d'un objet de correspondance sauf si le destinataire le lui demande expressément. Il lui est également interdit de révéler à des tiers l'existence des mouvements de correspondance ou de fonds.

3.3. Décharge.

Le vaguemestre est tenu de se faire donner décharge par les destinataires eux-mêmes, sauf dans les cas prévus, des objets et sommes confiés.

Sa responsabilité pénale ne peut être engagée que s'il commet des infractions réprimées par le code pénal ou des infractions postales définies dans le code des postes et télécommunications.

En cas d'infraction, le vaguemestre est toujours passible de sanctions disciplinaires.

3.4. Conservation.

Il appartient au commandant, lorsque les circonstances ou l'importance des sommes en mouvement le justifient, de mettre à la disposition du vaguemestre les moyens propres à garantir la sécurité des fonds.

4. LES REGISTRES ET DOCUMENTS ANNEXES DU VAGUEMESTRES.

4.1. Le vaguemestre doit réglementairement tenir deux registres : le registre A pour les objets et sommes retirés de la poste, le registre B pour les envois à effectuer. Ces registres sont cotés et paraphés par le commandant adjoint équipage.

4.2. Le registre A :

• mentionne, par inscription du vaguemestre, les objets chargés et recommandés et les mandats-cartes remis par le bureau de poste, les mandats-lettres et mandats cash qui lui sont confiés par le personnel du bord pour encaissement, ainsi que les objets chargés et recommandés reçus aux escales en sacs directs ou dépêches ;
• constate la prise en charge de ces objets ainsi que des sommes remises par le bureau de poste en représentation des mandats ci-dessus ;
• justifie la remise aux destinataires, contre signature, de ces sommes ou objets, ou leur restitution au bureau de poste lorsqu'ils ne peuvent, pour une raison quelconque, être payés ou distribués.

4.3. Le registre B :

• mentionne, par inscription du vaguemestre, les envois qui lui sont confiés pour expédition enregistrée (objets à soumettre à la formalité du chargement ou de la recommandation), et les sommes qui lui sont remises pour servir à l'émission de mandats-lettres, de mandats-cartes, ou de mandats cash ;
• constate séance tenante la prise en charge par le vaguemestre de ces sommes et objets au moyen de reçus détachés de son registre et délivrés provisoirement aux déposants en attendant de pouvoir leur remettre à la place les récépissés définitifs ⁽³⁾ établis par le bureau de poste ⁽⁴⁾

4.4. Chaque fois qu'il se rend à la poste, le vaguemestre doit être muni de sa commission, de ses registres et du relevé nominatif du personnel qu'il dessert, dressé dans l'ordre alphabétique.

5. LES DIFFÉRENTES ACTIONS DU VAGUEMESTRE.

5.1. Distribution du courrier.

5.1.1. Le vaguemestre remet les objets de correspondance de toute nature adressés :

• au commandant ;
• aux officiers, aspirants, maîtres principaux et premiers maîtres.

Il distribue aux heures fixées par le commandant adjoint équipage le courrier destiné au reste du personnel. Il dresse et remet au commandant adjoint équipage la liste des destinataires d'envois exigeant une décharge et procède, aux heures fixées, à la remise de ces envois.

5.1.2. Les envois taxés par La Poste, parce que non ou insuffisamment affranchis, ne sont remis aux destinataires que contre paiement des sommes avancées par le vaguemestre et exprimées en chiffres-taxes spéciaux apposés sur les envois par le bureau de poste d'arrivée.

5.1.3. Lorsque le courrier de plusieurs bâtiments parvient groupé à l'adresse d'un seul, celui-ci informe les autres bâtiments des heures de livraison possibles.

Si le courrier des autres bâtiments lui parvient en sacs clos ou dépêches inclus dans des envois, le vaguemestre se borne à livrer ces sacs, sans les ouvrir, aux vaguemestres intéressés qui lui en donnent immédiatement décharge.

Lorsque au contraire, le courrier est groupé dans une même dépêche, le vaguemestre décrit sur son registre A, dans les mêmes conditions que les siens, les objets chargés et recommandés à remettre aux vaguemestres, qui lui en donnent décharge pour le compte des destinataires.

Il porte alors en toutes lettres, sur les premières lignes libres du registre A de chaque vaguemestre, le nombre par catégorie, des envois à y inscrire, en indiquant le cas échéant en face de chaque rubrique « dont… avec AR » (avis de réception). Ces inscriptions sont suivies de sa signature, de son cachet et de la désignation de sa formation. A leur tour, les vaguemestres décrivent individuellement ces objets sur leur registre et recueillent les signatures des destinataires dans les conditions fixées ci-dessus.

5.2. Paiement des mandats. Opérations à effectuer au bureau de poste et à bord.

Nota.

Les mandats-cartes et les mandats-lettres sont progressivement supprimés et remplacés par les mandats cash, parvenant sous enveloppe aux bénéficiaires. Une procédure spécifique est mise en place pour les bâtiments en mission.

5.2.1. A bord, le vaguemestre inscrit sur le registre A tous les mandats-lettres et mandats cash qui lui sont remis pour encaissement, ainsi que les mandats conservés en instance qui pourront être payés le jour même par suite du retour des bénéficiaires ou qui doivent être renvoyés à l'expéditeur après consultation du bâtiment (voir 5.2.3 et 5.4).

5.2.2. Au bureau de poste, le vaguemestre reçoit des mandats-cartes destinés au bâtiment décrits sur un bordereau n^o 1425 (nomenclature PTT) journalier en double exemplaire. Cette opération est constatée :

• sur le registre A du vaguemestre par la mention : « Remis… (nombre en toutes lettres) mandats » complétée éventuellement par « dont… avec AP » (avis de paiement) suivie de la signature de l'agent et de l'empreinte du timbre à date du bureau ;
• sur le bordereau n^o 1425 duplicata par la mention suivante portée par le vaguemestre « Reçu les … (nombre en toutes lettres) mandats décrits ci-dessus, dont… avec AP » (s'il y a lieu).

Le vaguemestre fait suivre cette mention de sa signature ; le duplicata est conservé au bureau.

5.2.3. Le vaguemestre inscrit tous les mandats ainsi reçus sur son registre A, si possible dans le même ordre que sur le bordereau n^o 1425. Il porte la mention « AP » de façon très apparente en regard des inscriptions concernant les mandats avec avis de paiement. Il sépare les titres à présenter à l'encaissement de ceux dont il ne pourra assurer le paiement, c'est-à-dire :

• a).  Les mandats dont le destinataire n'est plus présent et pour lequel il dispose d'une nouvelle adresse.
• b).  Les mandats dont le destinataire est inconnu.
• c).  Les mandats qu'il désire conserver, soit en raison de l'absence momentanée du destinataire, soit pour complément d'information auprès de sa formation (voir 5.4.1, 5.4.2 et 5.4.3). Ces derniers titres ne pourront en principe être conservés en instance plus de dix jours.

Le vaguemestre indique sur son registre A et sur le bordereau n^o 1425 l'adresse nouvelle du destinataire, ou l'une des mentions « inconnu » ou « instance » en regard des inscriptions correspondantes.

Il porte l'indication de la nouvelle adresse ou la mention « inconnu » sur les titres à réexpédier, ou dont le destinataire est inconnu.

Il complète son bordereau par l'inscription des mandats, dont il est fait état au paragraphe 5.2.1 ci-dessus, en séparant les mandats payables des mandants non payables (pour ces derniers, le motif de non-paiement est indiqué de façon précise).

5.2.4. Les titres à présenter à l'encaissement sont revêtus au verso par le vaguemestre d'une mention d'acquit comportant :

• l'indication du lieu et de la date du paiement et la mention « certifié présent à bord » ;
• sa signature suivie de son nom, de son grade, de sa qualité et de la désignation de sa formation.

Le paiement est effectué sur présentation du registre A et du bordereau n^o 1425 accompagnés des titres acquittés et de ceux rendus pour être réexpédiés ou renvoyés à l'expéditeur.

L'agent du bureau de poste donne reçu, sur le registre A, des mandats qui lui sont restitués pour impossibilité de paiement et porte la mention « Payé la somme de … (en toutes lettres), bordereau n^o 1425 du… (date de remise au vaguemestre) » appuyée de sa signature et de l'empreinte du timbre à date.

Le vaguemestre date et acquitte le bordereau n^o 1425 pour la somme correspondante et restitue cette pièce à l'agent du guichet.

5.2.5. Les dispositions du paragraphe 5.1 sont en tous points applicables au paiement des mandats. Les fonds sont remis aux bénéficiaires contre signature sur le registre A.

Pour les mandats-lettres adressés au personnel équipage, le vaguemestre exige la production de l'enveloppe ou de la lettre d'envoi avant de remettre les fonds.

5.2.6. Si la position du destinataire, de même que ses nom et prénom sont portés de manière incomplète ou incorrecte sur un mandat, le commandant adjoint équipage certifie, sous sa responsabilité, au verso du titre, que l'intéressé est bien le bénéficiaire et qu'il fait partie de l'équipage. La signature du commandant adjoint équipage est appuyée du cachet « service à la mer ».

5.3. Envoi d'objets ou de fonds par l'intermédiaire du vaguemestre.

5.3.1. Le courrier ordinaire est déposé par le vaguemestre au bureau de poste. En régime de mission, le vaguemestre constitue une dépêche adressée au bureau de poste naval (BPN) de Paris Naval, fermée et cachetée en présence du commandant adjoint équipage. Le vaguemestre livre cette dépêche à l'autorité du service transitaire (bureau de poste, consulat, autorité maritime, bâtiment de guerre chargé du transport), accompagnée du bordereau de livraison CN 38 (ex-AV 7), en liasse de cinq feuillets. Il lui est donné décharge sur le dernier feuillet qu'il classe dans ses archives.

5.3.2. Les envois de fonds ou d'objets à soumettre à la formalité du chargement ou de la recommandation sont immédiatement inscrits par le vaguemestre sur son registre B. Les fonds déposés par le personnel pour l'envoi de mandat lui sont remis accompagnés des formules correspondantes.

5.3.3. En échange des objets et des sommes qui lui sont confiés, le vaguemestre opère comme il est dit au paragraphe 3.3 et délivre séance tenante aux déposants un reçu provisoire extrait de son registre B.

Au retour du bureau de poste, le vaguemestre remet aux déposants contre restitution du reçu provisoire mentionné ci-dessus, qui est alors rattaché à la souche, le récépissé définitif du service postal ⁽⁵⁾ préalablement complété par l'indication du bâtiment ⁽⁶⁾.

De même, avant de rattacher le reçu provisoire à la souche du registre B, le vaguemestre doit y porter le numéro du récépissé correspondant du service postal, ou celui du titre lui-même s'il s'agit d'un mandat-lettre.

5.3.4. Le vaguemestre restitue aux déposants, contre signature sur ce registre, les objets ou fonds qui n'ont pu, pour une raison quelconque, être expédiés, ainsi que les excédents de droits ou de taxes qu'il a perçus.

5.4. Traitement des objets non distribués.

5.4.1. Le vaguemestre conserve, jusqu'à la rentrée des destinataires, les objets de correspondance ordinaire adressés au personnel momentanément absent.

S'il s'agit de correspondance ou de recommandés, le vaguemestre les remet au commandant adjoint équipage, qui en donne décharge sur le registre A, en assure la conservation et ultérieurement la remise aux destinataires.

5.4.2. Le vaguemestre remet les objets de correspondance de toute nature et mandats destinés à du personnel du bâtiment, contre lesquels a été délivré un ordre d'informer au commandant adjoint équipage, qui les transmet au commissaire du gouvernement. La remise à l'autorité judiciaire des mandats dont il s'agit doit faire l'objet d'une note explicative destinée au service postal.

5.4.3. Sous réserve de l'observation des dispositions des paragraphes 4.1 et 5.5, le vaguemestre doit rendre au bureau de poste, dans les moindres délais, les objets de correspondance de toute nature dont il n'a pu assurer la remise.

5.4.4. Les conditions de réintégration dans le service postal sont les suivantes :

• s'ils sont à réexpédier (personnel hospitalisé, congédié ou d'une manière générale, ayant changé de position) : la nouvelle adresse doit comporter des indications suffisamment précises pour permettre au service postal de retrouver sans difficultés le destinataire ; l'adresse primitive, tout en étant biffée, doit rester apparente ;
• s'ils sont à renvoyer aux expéditeurs ou a verser en rebut par suite de refus du destinataire ou d'impossibilité de réexpédition (personnel inconnu, décédé, etc.) : l'adresse initiale doit être barrée de deux traits en croix et le motif de non-remise porté au verso dans les conditions fixées au paragraphe 5.4.5.

5.4.5. Aucun objet à renvoyer à l'expéditeur, ou à verser en rebut, ne peut être rendu au bureau de poste sans contrôle préalable et certification du motif de non-remise.

La mention « refusé » est portée et signée par le destinataire lui-même ou, si celui-ci n'y consent pas, par le vaguemestre.

S'il s'agit d'objets adressés à du personnel inconnu, déserteur, décédé, disparu, prisonnier, etc., ils sont présentés au commandant adjoint équipage qui conserve les objets jusqu'à confirmation du fait de désertion ou, pour les autres cas, jusqu'à ce qu'il ait obtenu la certitude que la famille a été prévenue. Les objets reçoivent alors, sous la forme « Le destinataire n'a pu être atteint », le motif de non-remise prévu au paragraphe 5.4. En aucun cas des objets ne doivent faire retour à l'origine avec la mention « déserteur », « décédé » ou (D) ou « disparu ».

Le commandant adjoint équipage certifie cette présentation des objets en inscrivant au verso le motif de non-remise tel qu'il est indiqué ci-dessus appuyé de sa signature et du cachet « service à la mer ».

5.4.6. Les taxes acquittées par le vaguemestre pour des objets non ou insuffisamment affranchis ⁽⁷⁾ lui sont remboursées par le bureau de poste au moment où il rapporte les envois refusés, mais sous réserve que ceux-ci n'aient pas été ouverts. Dans le cas contraire, la taxe reste à la charge de celui qui a ouvert ou décacheté l'envoi, à moins que le fait ne résulte d'une similitude de noms.

5.5. Traitement des mandats non perçus et des fonds non remis aux bénéficiaires.

5.5.1. Les mandats-cartes non perçus par le vaguemestre sont rendus au bureau de poste dans les conditions fixées aux paragraphes 5.2 et 5.4. Ils sont traités comme des objets chargés ou recommandés à réexpédier à une nouvelle adresse ou à renvoyer aux expéditeurs.

5.5.2. Lorsque, pour le même motif, le vaguemestre ne peut verser aux bénéficiaires le montant des mandats-cartes qu'il a perçus, il remet ces fonds au commissaire d'unité ou, à défaut, au commandant adjoint équipage, qui en dispose comme suit, selon qu'il y a ou non possibilité de réexpédition.

5.5.2.1. Il y a lieu à réexpédition : si celle-ci peut intervenir dans les trois jours, les fonds sont rendus au vaguemestre qui les reverse au bureau de poste, accompagnés d'une fiche visée par le commandant adjoint équipage et comportant toutes indications utiles sur le titre primitif et la nouvelle position du bénéficiaire.

Le coupon du mandat-carte est joint à la fiche. Le bureau de poste donne décharge des fonds sur le registre A et établit un mandat de remplacement sans frais à la nouvelle adresse. Entre le moment où il a reçu les fonds et celui où il les rend, le commissaire d'unité, ou le commandant adjoint équipage, couvre le vaguemestre par un reçu provisoire collé sur le registre A et destiné à justifier l'absence de signature.

5.5.2.2. La réexpédition ne peut intervenir dans les délais prévus : le commissaire, ou le commandant adjoint équipage, donne décharge définitive des fonds au vaguemestre en apposant sa signature et son cachet sur le registre A.

5.5.2.3. Il n'y a pas possibilité de réexpédition : si cette impossibilité résulte du refus du destinataire de toucher le montant d'un mandat, il est procédé comme en 5.5.2.1 sous réserve que les fonds soient reversés au bureau de poste dans les trois jours pour être renvoyés à l'expéditeur.

S'il n'y a pas lieu à réexpédition parce que le bénéficiaire est décédé, disparu, etc., le commissaire d'unité ou le commandant adjoint équipage donne décharge définitive des fonds au vaguemestre comme prévue en 5.5.2.2.

5.5.3. Les sommes provenant de mandats, adressés à des destinataires momentanément absents, sont déposées entre les mains du commissaire d'unité ou du commandant adjoint équipage, qui en donne décharge sur le registre A et en assure ultérieurement la remise aux ayants droit.


6. LE CONTRÔLE DU SERVICE DU VAGUEMESTRE.

6.1. Le service du vaguemestre est soumis au double contrôle du commandant adjoint équipage et des agents des postes.

6.2. Le commandant adjoint équipage vérifie, au moins une fois par semaine, les registres A et B du vaguemestre, et en particulier les points suivants :

Registre A :

• prise en compte des dépêches reçues ;
• prise en charge des objets chargés et recommandés ;
• description des objets et mandats-cartes annoncés en nombre par le bureau de poste (transcription exacte des bordereaux journaliers n^o 1425, réf. PTT, remis par celle-ci) ;
• correspondance parfaite entre le montant des fonds versés par la poste ⁽⁸⁾, et annoncés sur le registre A, et le total des sommes individuelles inscrites par le vaguemestre depuis le dernier encaissement ;
• mention par signatures des intéressés des décharges de remise, ou à leur place, motif de non-remise et indication du sort réservé à l'envoi avec, suivant le cas, la décharge (signature et cachet) du bureau de poste (ou agence postale) ou du commandant adjoint équipage.

Registre B : rattachement de tous les récépissés provisoires, obligatoirement délivrés par le vaguemestre pour les fonds et objets expédiés, à la souche du registre B.

Registres A et B : indications des noms et signatures de tous les vaguemestres qui se sont succédés, dans le cadre spécial aménagé dans les feuillets de tête.

6.3. Le commandant adjoint équipage reçoit les réclamations et les plaintes relatives au courrier et aux mandats. Il y fait droit sur-le-champ si ces plaintes et réclamations sont justifiées.

S'il découvre quelque irrégularité, il provoque par la voie hiérarchique les sanctions prévues par la loi et les règlements disciplinaires.

6.4. Les agents des postes reprennent, sur le plan technique, les vérifications mentionnées au deuxième alinéa du sous-paragraphe 6.2 et s'assurent, d'une manière générale, que les opérations du vaguemestre sont effectuées en conformité avec les règlements postaux et notamment des prescriptions des feuillets de tête des registres A et B.

Leur contrôle est attesté par un visa appuyé de l'empreinte du timbre à date du bureau.

7. CRÉATION D'AGENCES POSTALES.

7.1. La création, l'organisation et le fonctionnement des agences postales embarquées sont réglés par arrêtés ministériels, et par instructions ministérielles pour les agences à terre.

7.2. Sur décision du ministre, une agence postale navale peut être ouverte à bord de certains bâtiments afin de permettre au personnel embarqué d'y effectuer lui-même, directement, ses opérations postales.

L'agence postale relève du commissaire d'unité pour le contrôle de la caisse et de la comptabilité, de la direction de la poste navale (bureau de Paris Naval) pour la comptabilité et la réglementation postale, et du commandant adjoint équipage pour ses conditions de fonctionnement à bord.

7.3. Lorsque l'effectif et l'éloignement du bureau de poste le justifient une agence postale peut être ouverte dans certains établissements militaires à terre sur l'ordre du ministre.

L'agence postale à terre relève, au point de vue du contrôle de la caisse et de la comptabilité, du receveur de La Poste ou du chef du bureau naval auquel elle est rattachée.

7.4. Les fonctions de gérant de l'agence postale sont, dans tous les cas, assurées par un officier marinier de la spécialité d'agent postal.

8. ACHEMINEMENT DU COURRIER.

Les règles d'acheminement du courrier font l'objet de l'instruction de référence b).


9. La présente instruction générale entrera en vigueur le 1er mars 1998, date à laquelle l'instruction n^o 350/EMM/PL/ORG du 15 octobre 1974 relative à l'organisation du service du vaguemestre dans les unités de la marine sera abrogée.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

L'amiral, chef d'état-major de la marine,

Jean-Charles LEFEBVRE.

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(1) BOC, 1998, p. 33.

(2) Poste, consulat, autorité maritime locale, bâtiment de guerre chargé du transport.

(3) Ou le titre lui-même, s'il s'agit d'un mandat-lettre.

(4) Cf. 5.3 ci-dessous.

(5) Sauf pour les mandats-lettres et les mandats cash, où le titre lui-même accompagné de la déclaration de versement est remis en échange du reçu provisoire.

(6) Dans les formations importantes, cette indication peut être portée à l'aide d'un timbre ou d'un cachet humide.

(7) Cf. 5.1.

(8) Y compris pour les opérations où le vaguemestre peut servir d'intermédiaire, à savoir encaissement du montant des mandats, lettres, retrait sur compte chèque postal, opérations de caisse nationale d'épargne….

ANNEXE.

Figure 1. MODELE D'ETABLISSEMENT D'UNE

COMMISSION DE VAGUEMESTRE.