Le fascicule III de l'Instruction Générale sur le service des postes et télécommunications indique en son chapitre VI consacré à la facturation et le paiement des taxes d'affranchissement :
338. PRINCIPE.
Le montant des affranchissements réalisés par chaque machine est recouvré mensuellement, à terme échu.
La date d'échéance est fixée au dernier jour de chaque mois.
La fiche de dépôt constitue le document comptable permettant de déterminer le montant des sommes dues.
339. RÉCOLEMENT DES FICHES MENSUELLES DE DÉPÔT.
Les fiches mensuelles de dépôt sont remises par les usagers au bureau d'attache le jour de l'échéance.
Une fiche mensuelle de dépôt doit obligatoirement être remise pour chaque machine en service au jour de l'échéance, même lorsqu'une machine n'a pas fonctionné au cours de l'échéance.
339.1. VÉRIFICATION DES FICHES MENSUELLES DE DÉPÔT.
Chaque fiche mensuelle de dépôt doit comporter :
- le nom ou raison sociale, et adresse de l'utilisateur ;
- une empreinte à zéro en haut à droite ;
- le numéro de la machine sous contrat qui doit figurer sur toutes les fiches, accompagné, si la fiche concerne une machine de remplacement, du numéro de cette machine ;
- l'index du compteur à la fin de l'échéance précédente (ou, si la machine a été mise ou remise en fonctionnement au cours du mois, l'index de début à zéro) qui doit être identique à celui figurant sur l'état de pointage des index du mois précédent ;
- l'index du compteur à l'échéance, qui doit figurer au regard de la date du dernier jour du mois (le reporter dans le cadre approprié s'il n'y figure pas), être parfaitement lisible, étant donné qu'il permet de déterminer la consommation de la machine. Il est donc absolument indispensable de le retranscrire aussi lisiblement que possible s'in n'est pas formulé de manière parfaitement claire.
Fiche mensuelle de dépôt de la machine à affranchir PINEY BOWES
n° BH 0252 de l'arsenal de Brest pour le mois de mars 2002 avec
cachet de poste comptable du bureau postal naval de Brest
Fiche mensuelle de dépôt de la machine à affranchir SECAP n° NS 4076 du
bureau courrier de la circonscription militaire de défense de Toulouse
pour le mois de décembre 2002, grande griffe horizontale et cachet
de poste comptable du bureau postal militaire de Toulouse
Fiche mensuelle de dépôt de la machine à affranchir PINEY BOWES
n° BE 902123 du service de la poste interarmées de Metz pour le mois
de juillet 2006, petite griffe horizontale, cachet de poste comptable
et cachet du chef du bureau postal interarmées de Metz
